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¿POR QUÉ ES NECESARIO LA GESTIÓN DE INVENTARIOS?
Casi todas las empresas, ya sean comercializadoras o manufactureras, o incluso prestadoras de servicios se ven en la necesidad de tener un inventario mínimo de elementos para poder llevar a cabo su operación de tal manera que su cliente final sea atendido a la mayor brevedad posible. Es así que el control y la gestión de inventarios se convierte también en parte fundamental de la operación. Idealmente el inventario debería mantenerse en los niveles adecuados de acuerdo con la necesidad identificada para mantener la producción o prestación del servicio, sin afectar ni la operación ni las finanzas de la compañía. Lo que puede estar pasando…
Tener demasiado inventario puede traer consecuencias como aumento del desperdicio, sobreproducción y hasta obsolescencia del producto terminado.
Cuando nuestro nivel de inventario excede nuestra capacidad de procesarlo, es más difícil llevar el control sobre qué productos son realmente necesarios, y si se requiere más espacio en bodega para almacenarlos. Es más difícil llevar control sobre el material sobrante y en consecuencia los costos aumentan. Pero por el contrario, el no tener suficiente inventario puede hacer que no se genere suficiente producto terminado o que no se puedan prestar los servicios de forma ágil. Y aunque esto pueda reducir el desperdicio, el no poder cumplir con los tiempos y cantidades de entrega será el común denominador para esta empresa. Sin mencionar el incremento en los costos de traslado de aquellos elementos que se empiecen a solicitar de carácter urgente. …Para alinear mi organización Se generan entonces muy diversos pero importantes objetivos asociados a un efectivo control y gestión de inventarios que deben ser tenidos en cuenta para encaminar la empresa hacia las metas estratégicas que desee alcanzar: - Mantener un excelente nivel de servicio al cliente. - Maximizar la eficiencia de los procesos. - Optimizar los recursos disponibles - Mejorar el control y administración de gastos y costos relacionados con el inventario.- Establecer metodologías de reabastecimiento y planeación con los proveedores - Reducir los espacios y costos de bodegaje. - Eliminar los costos de oportunidad de mantener inventario improductivo - Limitar las pérdidas debidas al retirito de stock por obsolescencias o inconsistencias (recalls). - Controlar las cantidades de producto y suministros. -Mantener el producto en excelentes condiciones.
¿Por qué debo tener en cuenta estos aspectos?
Servicio al Cliente: La falta de existencias puede hacer que los clientes fieles busquen terceras opciones y se queden con la competencia. Eficiencia y optimización de Recursos. Manejo eficiente de las unidades de medida (SKU). El diseño y organización de la bodega puede facilitar el manejo y optimización de dichas unidades de tal manera que los tiempos de recolección o producción se puedan reducir o mejorar.
Control financiero. Uno de los objetivos más importantes de la gestión de inventarios es mejorar el control administrativo y financiero. El propósito financiero más importante en gestión de inventarios es asegurar que se obtenga el máximo retorno posible sobre la inversión en materiales y suministros. Sumado al costo del inventario es necesario considerar costos asociados a su transporte y almacenamiento. Manejo de cantidades. El nivel correcto de inventario es aquel que permite producir o cumplir con las necesidades del cliente. El inventario de seguridad es una minima cantidad de inventario que se debe tener como contingencia en caso de alguna emergencia. Para aquellas unidades que tengan una rotación mayor sería ideal tener un nivel de pre-orden. También teniendo en cuenta si hay variaciones en los pronósticos de ventas o servicios. Y eso hace parte de la Rotación de Inventarios. Reabastecimiento y planeación con proveedores. Tener una proyección del inventario necesario basado en la planeación, indicadores del mercado y las expectativas reales de la compañía es clave para controlar los costos de realizar un pedido (transporte, descarga seguros y demás). Aunque existe una relación inversa entre el número de pedidos y la cantidad de existencias, es de vital importancia para las empresas trabajar en mantener el punto de equilibrio entre estas dos; y la mejor forma es a través de información veraz y eficaz. Inventario y bodegaje. Mantener inventario en bodega por tiempos prolongados acarrea costos ocultos que dificilmente son incluidos dentro de los esquemas de presupuesto, por ejemplo administrativos, personal, gestión y control entre otros; sumado al costo de oportunidad de tener capital invertido innecesariamente sin considerar flujos de caja, intereses de capital, obsolescencia y depreciación entre otros factores económicos y financieros. Condiciones y calidad de almacenamiento. Teniendo un inventario consecuente con las proyecciones y la planeación de la empresa permite que el control físico del mismo sea acorde a la capacidad instalada; facilitando así su custodia y la conservación de las existencias en condiciones idóneas para su utilización y manipulación. En conclusión… La Gestión de Inventarios se relaciona con la planificación y el control de los mismos; la clave está en descifrar cuándo y cuánto inventario es ideal para mantener la operación en la dirección indicada y la mejor herramienta la proporciona una información clara y efectiva.
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